Fuar katılım ücreti özellikle son yıllarda artan fuar organizasyonları ile birlikte oldukça merak edilen bir konu oldu. Hemen her sektörden katılımın gerçekleştiği, erişilebilirliğin, reklamın ve tanıtımın, satışın ve bağlantıların bulunduğu bu organizasyonlarda yer almak pek çok farklı açıdan avantajlar sağlıyor. Organizasyondan organizasyona değişiklik gösteren fuar katılım ücreti hesaplamaları için hangi giderleri bilmek gerekiyor aşağıda maddeler halinde görebilirsiniz.
1- Kiralanan Yer Fuar Katılım Ücretine Dahil
Kiralanan alan, standın ve sergilenecek ürünlerin bulunduğu, anlaşmaya göre değişkenlik gösteren, süre kısıtlaması bulunan bölgedir. Organizasyon düzenleyicisine ödenen katılım bedeline dahil olan bu ücret genellikle m2 başına hesaplanmaktadır. Fuarın nerede düzenlendiği, global mı yoksa yerel mi olduğu, tahmini kaç katılımcının bulunacağı gibi faktörler m2 ücreti üzerinde belirleyicidir. m2 ile birim fiyatın çarpılması sonucunda katılım bedeli hesaplanmış olur. Ancak buna ek olarak; organizatörler İSG giderleri, temizlik ve elektrik gibi giderleri de talep edebilmektedirler.
2- Stand Masrafları
Fuar Katılım Ücreti sıklıkla sadece alan kiralamaları ve katılım bedelini içermektedir. Organizatörler çoğunlukla boş alan kiralamaları sağlamaktadır. Bir stand ya da herhangi bir katılım aracı, katılım bedeline dahil değildir. Bazı organizatörler ya da sıklıkla son tüketici fuarlarında stand bedeli de fuar kiralama bedeline dahil edilebilmektedir. Ancak sıklıkla stand giderleri ayrıca belirtilir.
Pek çok fuar katılımcısı kendi marka ve firmalarını net bir şekilde yansıtabilecekleri yapılar ve standlar tasarlatmayı tercih etmektedir. Stand şirketleri, organizasyon düzenleyicilerden farklı şirketlerdir. İstenen tasarımı, kullanılan malzeme, boyut ve şekiller ihtiyaca ve talebe göre birbirinden farklı maliyetlerde üretilmektedir.
3- Fuar Öncesi Davetiyeler
Fuar Katılım Ücretine dahil olmayan ve pek çok katılımcının atladığı bir diğer detay ise organizasyon öncesi davetiye giderleridir. Bir fuar organizasyonuna başarılı bir stantla katılmak ne kadar önemliyse fuardan önce müşteri ve müşteri adaylarının fuara davet edilmesi de o kadar önemlidir. Fuar öncesi davet çalışmaları oldukça kapsamlıdır ve birçok farklı yöntem barındırmaktadır. Yaratıcı ve yenilikçi firmalar için bu yöntemler çoğaltılabilir ve dikkat çekici hale dönüştürülebilir.
Farklı hedef kitleler için farklı davetiye yöntemleri denenebilir. Ancak davet etme metodu ne olursa olsun belli bir bedel ödenmesi gereklidir. Planlanan herkesin fuar organizasyonuna davet edilmesi için zaman ve personel gerekmektedir. Bu ihtiyaçlar için fuar öncesi davet giderini göz önünde bulundurmakta fayda var.
4-Pazarlama Giderleri
Birçok fuar katılımcısının başarılı olduğu bu alan; iletişim giderlerini, fuarda dağıtılan katalog & broşürleri, kalem- defter gibi ihtiyaçları kapsar. Bunlara ek olarak kullanılacak olan tüm görsel iletişim malzemeleri, şapka- bileklik gibi promosyonları, dağıtılacaksa numuneler gibi tüm detayların göz önünde bulundurulması önemlidir. Fuar organizasyon alanında az önce bahsettiğimiz ve benzeri herhangi bir şey Fuar Katılım Ücreti içerisinde yer almamaktadır.
5- Ürün Seçimi ve Hazırlanma Süreci
Fuar Katılım Ücreti dahilinde olmayan bir diğer aşamadır. Bu aşamada fuarda sergilenecek ürünler, organizasyon sırasında bir aksilik yaşamamak üzere test edilmektedir. Bu esnada oluşacak her türlü maliyet marka ya da firmaya aittir.
6- Lojistik Hizmetleri
Fuar standının, stand ürünlerinin, stand malzemelerinin, teşhir ürünlerinin ve organizasyonda kullanılacak her türlü aracın organizasyon alanına getirilebilmesinin bir maliyeti bulunmaktadır. Birtakım firmalarda değişiklik gösterse de sıklıkla ulaşım ve nakliye işlemleri Fuar Katılım Ücreti kapsamında değildir.
7-Personeller
Fuar organizasyonlarında katılım sayısı oldukça yüksektir. Aynı sektöre sahip olsun ya da olmasın farklı profillere sahip pek çok kişi standları ziyaret edecek ve farklı konularla ilgili sorular yöneltecektir. Temsil edilen marka ve firmanın yüksek faydası göz önünde bulundurulduğunda gerek teknik, gerek fiyat, gerek vizyon vb. gibi konularda yeterli ve kapsamlı açıklamaları gerçekleştirecek personellere ihtiyaç duyulur. Ve her bir fuar personeli, organizasyon için aldığı eğitimden, ulaşım ve yemek giderlerine kadar belli bir maliyetin ayrılmasını gerektirir. Personellerin herhangi bir gideri Fuar Katılım Ücreti kapsamında yer almamaktadır.
8- Fuar Etkinliği Giderleri
Fuar Katılım Ücreti dahilinde olmayan bir diğer gider ise fuar etkinlik giderleridir. Dikkat çekiciliği ve akılda kalıcılığı arttırmak amacıyla organizasyon alanında farklı etkinlikler düzenlenebilmektedir. Bunlar kimi zaman lüks tadımlar olurken kimi zaman bir sanatçının katılımı da olabilmektedir. Etkinlik giderleri her sektörde farklı olabilmekte ve maliyetleri tercih edilen etkinliğe göre değişmektedir. Fuar Katılım Ücreti fuar etkinlik giderlerini karşılamadığından kaynaklı analitik rapor yapılırken bu maliyetin de göz önünde bulundurulmasında yarar vardır.
