Fuara Nasıl Katılırım? Sorusuyla ilgili tüm detay açıklamalarını bulacağınız keyifli makalemizi birlikte inceleyelim.
Fuarlar hizmet, ürün veya herhangi bir satış biriminin o sektöre ait pazarlama ortamlarında potansiyel alıcılara ve çözüm ortaklarına tanıtmak için firmaların katıldığı en önemli etkinliklerdir.
Genellikle fuarlar sektörler şeklinde yapılandırılarak oluşturulurlar. Mesela otomobil sektörü fuarı; sadece bu otomotiv firmalarının oluşturduğu ve katılımcıların yine bu sektöre ilişkili kimselerden oluşturduğu etkinliklerdir. Aynı zamanda sektörel merakı olan kimseleri de organizasyonlarda görmekteyiz.
Fakat, bizler ne kadar sektörel açıdan düşünüyor olsakta ziyaretçi bakımından özellikle “utaku” gibi kişisel zevklere hitap eden fuarlar bu noktada bu sınırın dışında kalmaktadırlar. Bu noktada, otomobil, güzellik, kozmetik, kitap ve kahve gibi herkese hitap eden ürün ve hizmetlerin tanıtıldığı organizasyonlar, her alandan ziyaretçi çekmektedirler.
Ayrıca bu tip fuarlarda markalar, hem katılımcıların ilgisini çekmek hem de PR oluşturma maksatlı çok renkli alternatifleri standlarına dahil etmektedirler. “Fuara Nasıl Katılırım?” sorusunu aşağıda daha da detaylı bir yazıyı sizin için yazdık.
Fuara katılımcısı olmak demek, katılımcı marka ve fuar ziyaretçisi bakımından çok farklı perspektifler olduğu anlamına gelmektedir.
Fuara katılan marka fuara katılmak için birçok yükümlülüğü yerine getirmesi gerekirken, katılımcı portföyü ise fuara gitme iradesini gösterme veya özel davetiye ile o organizasyona katılabilir.
Bazı fuarlar katılımcıdan ücretli veya davetiyeli olabildiği gibi, pek çok fuarın girişinde organizasyon firmasının politikasına göre herhangi bir ödeme yapılmayabilir veya tersi durumlar da söz konusu olabilmektedir. Kısacası Fuara katılmak istiyorum diyorsanız bu yazıyı detaylı bir şekilde okuyabilirsiniz.
Fuar Türüne Göre Katılım Kriterleri
Fuarların hangi sektörü hedeflediği katılımcı markaların seçiminde önemli bir kriter olup, markanın seçiminde önemli rol oynamaktadır. Burada katılımcı firmanın her şekilde sektörün getirdiği standartlarına uygun olması zorunluluk derecesinde önemlidir.
Fakat fuarlarda sadece sektörün ana temsilcileri değil, yan hizmetler ve ürünler üreten firmalar ile fuarda etkinlik ihtiyaçlarını karşılayacak firmalar da fuar katılımcısı olabilmektedir. Yani bir otomobil fuarında sadece markayı değil, yedek parçacıyı ve catering firmasını da görmek oldukça mümkündür.
Bu noktada öncelikle firmanın başvuru sıralaması dikkate alınır. Erken ödeme ve başvuru yapan firma fuardaki yerini alabilmektedir. Mutlaka ki hızlı davranan firmalar fuar standını nereye kuracağına da karar verebilir.
Sınırlı alanlarda düzenlenen ve kontenjanı olan fuarlar, gecikmeler halinde sizi istemediğiniz bir noktaya veya atıl olmayan bir tanıtım alanını kullanma durumunda bırakabilir.
Fuara Katılım Başvurusu Nasıl Yapılır?
Fuar organizasyonları, bu alanda deneyimli organizatör firmalar tarafından gerçekleştirilmekte ve sahaya bir “tanıtım unsuru” olarak sürülmektedirler.
Bu organizatör firmalar çoğunlukla, fuara katılma potansiyeli bulunan katılımcı firmaları çeşitli satış teknikleriyle arayarak, mail atarak, toplantı yaparak davet ederler.
Bu pazarlama sistemi içerisine mutlaka ki çok büyük firmalar girerken, küçük ve orta boyutlu şirketler (KOBİ), fuar katılım başvurunu bizzat firma olarak yapmalıdır ki, fuar organizatörleri fuarların bilgilerini düzenli olarak paylaşarak, firmaların katılımı için uygun zemini ve ortamı oluştururlar.
Marka, kendisi ile ilgili sektörün fuar etkinliğine katılım için organizatör firmaya bizzat ulaşmalı ve katılım başvurusunu kendisi yapmalıdır. Fuar organizatörü firma, stand kiralama ve diğer koşullar hakkında firmayı bilgilendirecek ve katılım sürecinin”start tuşuna” basacaktır.
Bunun dışında “Yurtdışı Fuar Desteği” gibi konular ilgi çekerse bu blog yazımızı da okuyabilirsiniz.
Standların Hazırlanması Süreci
Bir marka bir fuara direkt katılımda bulunacaksa, ilk olarak stand alanı konusunu fuar organizatörü firma ile beraber çözüme kavuşturmalıdır.
Bundan sebep yapılması gereken ilk hareket, fuarı organize eden organizatör firma ve standın kurulumunu yapacak firma ile iletişime geçmek kritik bir unsurdur. Bu firma aracılığıyla fuar alanının uygun bir yerinde ve uygun ölçülerde bir stand alanı kiralanması uygun olacaktır.
Hemen ardından, kiralanan alan üzerine konumlandırılacak standın kurumsal kimliğine ve pazarlama iletişimine uygun tasarım çalışmaları yapılmalıdır.
Bu konuda özel tasarım yaptırmak mümkün olacağı gibi kiralık standlar da kullanılabilmektedir. Sonrasında, ürün tanıtımı ve reklamı yapan fuara özel yayınlar (dergi, broşür, katalog vs) hazırlama, stand personellerini belirleme, yiyecek ve içecek ikramlar ayarlanma gibi konularda detaylı planlamalar yapılmalıdır.
Bunun yanında fuar standı ziyaretçilerine dağıtılacak promosyonlar da önemlidir.
Tanıtım Araçları ve Dökümantasyonun Hazırlanması Konuları
Fuarlara katılım, bir tanıtım organizasyonudur. Bu organizasyonun en üst düzeyde marjinal fayda ile devam edebilmesi için, katılımcı firmanın görsel tanıtım araçlarını iyi organize etmesi ve etkili tanıtım için uygun materyalleri bir bütün halinde kullanılması çok önemlidir.
Bu bağlamda; broşür, insert ve benzeri görsel materyal hazırlanmalı eğer gerekiyorsa promosyon ürünleri edinilmelidir. Ayrıca ürüne ait video gösterileri ve benzeri araçların da etkili şekilde sunulması gerekecektir. Bu tanıtımlarda günümüz görsel teknolojileri de etkin bir biçimde kullanılmaktadır.
Bunun dışında fuarlarda, lansmanlarda, açılış organizasyonlarında ve davetlerde sık sık konuda uzman fikir liderleri kullanılarak durum hem ilgi çekici hale getirilmekte hem de konu ile ilgili uzmdeğerian görüşü alınmaktadır.
Sosyal Medya hesaplarının da oldukça dikkat çektiği günümüzde yine hem bu fikir liderlerinin hem de influencerların bu hesaplarından da yararlanılmakta ve viralde hızlıca yayılmaktadır.
Ziyaretçilerin Fuara Katılımı
Fuarlar sadece fuara katılan firmaların değil aynı zaman fuarı ziyaret edecek sektör profesyonelleri, öğrenciler, gazeteciler, öğretmen ve akademisyenler, kamu personelleri, sivil toplum kuruluşları vb. farklı görev ve sorumluluğu bulunan her kişi ve kurum için büyük önem arz etmektedir.
Bu detaylar doğrultusunda, fuara katılım konusu hem firma için hem de fuara katılacak ziyaretçiler için ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Fuara katılacak firmaların yerine getirmesi gereken çok sayıda prosedür ve öncesinde yapması gereken önemli hazırlıklar bulunmaktadır. Öte yandan, fuara ziyaret etmek isteyen ziyaretçilerin de yapması gerekenler vardır.
Fuara ziyaretçi olarak katılacak kişiler de öncelikli olarak fuar davetiyesi edinmelidir. Günümüzde bu davetiyeler, öğrenci ve öğretmenler için genelde ücretsiz olarak fuar ya da organizatör firmanın internet sitesinden online kanaldan sunulmaktadır.
Bunun yanında girişte kolaylık sağlanacak sektörle doğrudan veya dolaylı yoldan ilişkili meslek grupları, basın mensupları, kamu görevlileri vb kişiler için de ayrıca bir form doldurulması istenebilmektedir. Bu formlar aracılığıyla ya online olarak ya da fuar alanı girişinde fuar giriş kartı çıkarılabilmektedir.
Yukarıdaki yazıyı okuduğunuzda “Fuara Nasıl Katılabilirim?” konusu hakkında yeterince bilgiye sahip olabilir ve daha da fazlası olarak fuarda ilgi çekmeye yönelik detaylı ipuçlarını bulabilirsiniz.
Konferans- seminer- toplantı, reklam çalışmaları ve PR çalışmaları, tanıtım etknlikleri ve fuar organizasyonları gibi tüm etkinlikler için KheironOrganizasyon ile iletişime geçebilirsiniz.
