Firma, kurum ve markalar, her sene belirli sayıda organizasyona katılır ve bu etkinlikler için önemli bütçeler ayrılmaktadır. Bu tip etkinliklerin en başında fuarlar yer almaktadır.
Bu organizasyona katılan firma eğer, yeterli bilgi, birikim, tecrübe ve donanıma sahip değilse, bu noktada ayrılan bütçeler, boşa gidebilir ve bu asla tercih edilmeyecek bir durumdur.
Fuarda Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar yazısına başlarken, ilk başta katılımcı marka, firma veya kurum gereksinimleri ile ilgili konuya giriş yapabiliriz.
Fuar Standı Açan Firmanın Dikkat Etmesi Gerekenler
Fuar katılımcısı marka, firma veya kurum, başarılı bir fuar süreci geçirmek için, organizasyon boyunca olmazsa olmaz diyebileceğimiz bir çok konuya çok dikkat etmeli ve bunları eksiksiz bir şekilde yerine getirmelidir.
Tüm bu hazırlık süreçleri fuar zamanı gelip çattığında değil, çok daha öncesinden başlamaktadır. Fuar organizasyon firması nasıl fuar için, yazılı ve görsel olarak tüm mecralarda tanıtım faaliyetleri yaparken, katılımcı firma da mikro anlamda başta müşterilerine sonra da tüm hedef kitlesine bu duyuruları yapmalıdır. Özellikle, dijital mecraalar bu anlamda vazgeçilmezler arasında yer almaktadır.
Önemli konulardan birisi de Fuar standı tasarımına çok önceden karar vermekten geçer. Bu doğrultuda yine katılımcı firma hedef kitlesine vermek istediği mesaja uygun bir fuar standı kararını çok önceden vermelidir.
Bu sayede, planlamalarını çok önceden yapıp, kendisini fuarda yapılacaklara konsantre edebilir. Stand tasarımı, fuar operasyonunu planlamada katılımcıya oldukça kolaylık sağlayacaktır. Çünkü fuar standı, sizin fuar boyunca ofisiniz olacaktır.
İlla Ucuz Fuar Standı ile katılım yapmak, bazı olumsuzluklara yol açabilmektedir. Bu yüzden bu tip organizasyonlarda Fuar Standları çok önemli bir yer teşkil etmektedir.
Maddeler Halinde Fuarda Dikkat Edilecekler:
- Stand operasyonu başladığında, her birim bir departman gibi düşünülmelidir. Bu işler stand temizliğine kadar indirgenmeli ve edir.sorumlular tarafından takip edilmelidir.
- Hiç bir misafir iyi ağırlanmadığı bir ortamda bulunmak istemez mantığından yola çıkarak, misafirler sıcak ilgi ile karşılanmalıdır.
- Tanıtımı yapılacak ürün ve hizmetler stand içinde dikkat çekici bir biçimde teşhir edilmeli ve gerekirse özel ürün teşhir standı tasarlanarak, o şekilde teşhir edilmelidirler.
- Tezahür edilebilecek olumsuzluk durumlarına karşı hızlı aksiyon alınmalıdır.
- Tüm satış görüşmelerinde önemli olacak noktalar dikkatlice not edilmeli ve fuar süresince yoğunluktan dönüş yapılamasa bile, bu kriterde yer alan görüşmelere mutlaka geri dönüş sağlanmalıdır.
- Firmalar özellikle pazartesi sabahları kendi içlerinde toplantı yaparlar ve o hafta yapılacaklara karar verirler. İşte fuar zamanları da bu toplantılar daha sık yapılmalı -mümkünse her sabah ve akşam- ve özel durumlara göre alınacak aksiyonlar, önceden belirlenmelidir.
- Özenle seçilen ve onca para harcanana yiyecek ve içecek ikramlarının yerli yerinde olup olmadığına dikkat edilmeli ve bu operasyonun yüklenici firma tarafından doğru yapılıp yapılmadığına emin olunmalıdır.
- Fuar çalışmaları aynı zamanda bir PR faaliyetidir ve özellikle basın mensuplarına da bu nedenle yakın ilgi gösterilmelidir. Çok büyük metrekareli fuar standlarında, ayrıca bir basın masası oluşturulabilir. Ayrıca fuar organizasyonunun basın masası ile sürekli dirsek teması halinde olunmalıdır.
- Ticaret aynı zamanda bir rekabettir ama her zaman fair-play kazanır. Bu nedenle ne olursa olsun diğer firmalarla asla gerginlik yaratılacak olumsuzluklara izin verilmemelidir. Bu konu oldukça hassastır ve sektör ne olursa olsun, dedikodular hızlı yayılır.
Ziyaretçinin Odak Noktaları Hakkında
Fuarlar her şekilde, bir ticaret noktasıdır ve tüccarın varlığı tarih boyunca asıl istediğine ulaşmaktır. Bu nedenle gerek firma gerekse katılımcı, gün sonunda istediklerini elde edemediğinde orada olmanın hiç bir anlamı kalmamaktadır.
Buralar aynı zamanda bir reklam mecraası olduğundan, dikkat çekici unsurlarla karşı karşıya kaldığında, başka yönlere kayabilir ve başka başka şeyler satın almak mümkün olabilir. Bu da belirlenen hedeflerin dışına çıkmak demektir. Odak iyi belirlenmeli ve bu yönde aksiyon alınmalıdır.
Burada belirlenen hedefler doğrultusunda bir çalışma yapılsa bile beklentiler tam olarak karşılanmayabilir.
Burada fuar ziyaretçisi ilk ziyaretlerini bir fizibilite çalışması olarak düşünmeli ve tüm deneyimlerini not etmeli ve en verimli sonuca ikinci ziyaretinde elde etme amacı gütmelidir.
Zaten çok büyük olan fuar alanlarını gezmek, fuar standlarında vakitte geçirildiği düşünülürse bir hayli zaman isteyen bir iştir.
Bu nedenle, şehir merkezlerine de alanların uzak olmasından dolayı, ziyaretçi planını iyi yapmalı ve fuarı en iyi değerlendirecek saatlerde fuara giriş ve çıkış yapmalıdır.
Bunun dışında aşağıdaki ve linkteki videodaki gibi bir etkinlikle katılımcılarınıza keyifli anlar yaşatarak, unutulmaz anı ve bir çekilmiş bir fotoğrafla onları uğurlayabilirsiniz.
